L’une de ces choses n’est pas comme l’autre : les procurations lors des réunions, les bulletins de vote écrits et le vote électronique

Par exemple, la participation des membres d'une association communautaire est nécessaire au minimum sur une base annuelle pour élire le conseil d'administration et pour ratifier le budget annuel de l'année suivante.

Le vote des membres lors des réunions d’association présente de nombreux défis, mais le plus difficile est souvent d’organiser le vote en personne de centaines, voire de milliers de membres. Il pourrait être pratiquement impossible de trouver un espace pouvant accueillir l’ensemble des membres, s’ils devaient tous y assister en personne. D'un autre côté, certaines associations sont confrontées au problème inverse : elles ne parviennent pas à rassembler suffisamment de membres pour satisfaire aux exigences de quorum des associations.

Les procurations lors des réunions, les bulletins de vote écrits et le vote électronique, s'ils sont utilisés correctement, peuvent être des outils précieux pour une association cherchant à encourager la participation des membres aux assemblées annuelles, tout en offrant la possibilité d'éviter les tracas et les coûts liés au vote en personne. Mais s’ils sont mal utilisés, ils peuvent avoir l’effet inverse. Des malentendus concernant l'utilisation appropriée de ces outils peuvent conduire à des votes mal organisés, ce qui peut coûter du temps et de l'argent à une association, ainsi qu'éroder la confiance des membres dans le conseil d'administration. Une compréhension complète des différences entre ces outils permet à une association de faire le meilleur usage de son temps et de ses ressources.

Tout d’abord, le conseil d’administration doit déterminer si l’action des membres doit avoir lieu lors d’une réunion des membres.ou si l'action se déroule sans assemblée des membres. Il s’agit d’une distinction extrêmement importante. Les procurations peuvent être utilisées lors des assemblées des membres tenues en personne, virtuellement ou toute combinaison des deux. Les bulletins de vote écrits et/ou électroniques peuvent être utilisés à la place des assemblées des membres. Une association ne peut pas simultanément tenir une réunion en personne en utilisant des procurations et permettre ensuite à ses membres de voter également par bulletins écrits/votes électroniques en dehors de la réunion.

En termes simples, une procuration est un outil le plus couramment utilisé à des fins de vote LORS d’une réunion lorsqu’un membre ne peut pas assister, et un bulletin de vote écrit et/ou électronique doit être utilisé lorsque le vote des membres a lieu SANS tenir une réunion.

La seule façon pour un membre d’être autorisé à voter à une assemblée des membres est si le membre :

Le concept de procuration s’apparente à une procuration ; un membre qui a le pouvoir de voter autorise quelqu'un d'autre à voter à sa place. Mais ce concept simple peut entraîner toutes sortes de problèmes lorsqu’un proxy est incorrectement autorisé.

Il y a trois choses importantes qu'un membre qui souhaite participer à une réunion de l'association par procuration doit d'abord faire :

En l'absence d'exigences expresses dans les documents constitutifs de l'association, il existe deux manières infaillibles par lesquelles un membre peut correctement désigner un mandataire :

Les quatre types de proxy les plus courants sont :

Sur les questions pour lesquelles le membre utilise une procuration générale, le membre fait confiance au jugement du fondé de pouvoir pour voter dans le meilleur intérêt du membre sans lui indiquer comment voter. Pour les questions pour lesquelles le membre utilise une procuration dirigée, le membre fait confiance au détenteur de procuration pour voter de la manière qu'il indique au recto de la procuration. Il est important de comprendre qu'une procuration est un accord entre le donneur de procuration et le détenteur de procuration ; par conséquent, l'association n'a aucune responsabilité de s'assurer que le fondé de pouvoir vote conformément aux instructions du donneur de procuration ordonné. Il est donc très important que le membre donnant procuration désigne un mandataire digne de confiance.

Là encore, quel que soit le type de nomination, pour que la procuration soit efficace, le mandataire désigné doit assister (soit en personne, soit virtuellement) à l'assemblée de l'association et effectivement voter (à moins qu'un mandataire avec quorum ne soit nommé). Une procuration n'est PAS un vote par correspondance et ne peut pas être comptée comme telle, même s'il s'agit d'une procuration dirigée, car il n'y a aucune garantie que le titulaire de la procuration votera conformément aux instructions du donneur de procuration.